فضای ۱۵ گیگابایتی «گوگل درایو» به دفتر کار دیجیتال بسیاری از ما تبدیل شده که در آن پروژهها، فرمها و فایلهای مهم را ذخیره میکنیم و برای دیگران میفرستیم. اما اگر با ریزهکاریهای گوگل درایو آشنا نباشیم، خیلی زود به انباری آشفته تبدیل میشود که در آن فایلهای مهم گم میشوند، ناخواسته تغییر میکنند یا فضای ابری ارزشمند را هدر میدهند.
از ساخت میانبر بهجای کپیکردن و محافظت از نسخه اصلی فایلها گرفته تا پیدا کردن سریع فایلهای گمشده و اسکن مدارک با گوشی، در ادامه ۱۰ ترفند کاربردی گوگل درایو را مرور میکنیم که کار با فایلها را کمدردسرتر میکنند.
۱. فایل را کپی نکنید، میانبر بسازید
وقتی میخواهیم یک فایل را در چند پوشه گوگل درایو داشته باشیم، معمولاً از آن کپی میگیریم. اما این کار دو مشکل دارد: اول اینکه فضای ارزشمند و محدود اکانت به سرعت پر میشود؛ دوم اینکه اگر تغییری در یکی از نسخهها بدهید، بقیه نسخهها بهروز نمیشوند و در نهایت نمیدانید کدام فایل، نسخه نهایی است.
راهکار امنتر این است که فایل اصلی را سر جایش نگه دارید و از آن میانبر بسازید:
- روی فایل مورد نظر در محیط گوگل درایو راستکلیک کنید؛
- به بخش Organize بروید؛
- گزینه Add shortcut را انتخاب کرده و آن را در پوشه دلخواه قرار دهید.
با این کار همه روی یک نسخه واحد کار میکنند و فضای شما هم هدر نمیرود.
۲. ساخت سریع سند با آدرسهای میانبر
برای ایجاد سند جدید نیاز نیست وارد ابزارهای مختلف گوگل شوید، روی دکمه «ساخت سند جدید» کلیک کنید و منتظر بمانید. گوگل یک راه میانبر فوقالعاده برای این کار در نظر گرفته. کافی است در نوار آدرس مرورگر یکی از آدرسهای زیر را تایپ کنید و دکمه اینتر را بزنید:
- برای ساخت سند متنی جدید: doc.new
- برای ساخت فایل اکسل جدید: sheet.new
- برای ساخت فایل ارائه جدید: slide.new
اگر روی سیستمتان همزمان هم حساب کاری و هم حساب شخصی گوگل را دارید، با اضافه کردن عدد به انتهای این آدرسها میتوانید مشخص کنید فایل در کدام حساب ساخته شود.
مثلاً با تایپ doc.new/1 فایل در اکانت اول و با تایپ doc.new/2 فایل در اکانت دوم شما ساخته میشود. این یک عادت امنیتی کوچک است که جلوی ترکیب شدن اطلاعات شخصی و کاری را میگیرد.
۳. محافظت از فایل اصلی با اجبار به کپی گرفتن
گاهی اوقات یک فرم، چکلیست یا پرسشنامه طراحی کردهاید و باید برای دیگران بفرستید. بعد از آنها میخواهید فایل را پر کنند، اما نمیخواهید به نسخه اصلی دست بزنند و تغییری در آن به وجود آورند.
در این سناریو میتوانید از ترفند «تغییر لینک» استفاده کنید:
- لینک اشتراکگذاری فایل خود را بسازید؛
- لینک را در پیامرسان یا ایمیل کپی کنید؛
- پیش از ارسال، بخش انتهایی لینک، یعنی edit/ یا view/ را پاک کنید و به جای آن کلمه copy/ را بنویسید.
وقتی گیرنده این لینک را باز میکند، گوگل درایو با یک پیام از او میخواهد که یک کپی از فایل برای خودش بسازد. به این ترتیب، نسخه اصلی شما دستنخورده و امن باقی میماند.
۴. آپلود نسخه جدید بدون تغییر لینک
فرض کنید یک فایل پیدیاف مهم را در گوگل درایو آپلود کردهاید و لینک آن را برای دهها نفر فرستادهاید. ناگهان متوجه غلط املایی فاحشی میشوید که بیآبرویتان خواهد کرد!
اگر فایل جدید را آپلود کنید، لینک جدیدی ساخته میشود و باید آدرس را دوباره برای همه بفرستید. اما گوگل درایو راه حل بهتری دارد:
- روی فایل مورد نظر در گوگل درایو راستکلیک کنید؛
- گزینه Manage versions (مدیریت نسخهها) را انتخاب کنید؛
- روی Upload new version (آپلود نسخه جدید) کلیک و فایل اصلاحشده را انتخاب کنید.
حالا هرکس روی لینک قبلی کلیک کند، نسخه جدید و اصلاحشده را میبیند.
۵. قفل کردن فایلها برای جلوگیری از دستکاری
اگر کار نوشتن یک سند به پایان رسیده و میخواهید نسخه نهایی را با دیگران به اشتراک بگذارید، بهترین کار این است که فایل را در حالت «فقط قابل خواندن» (Read-only) قفل کنید. این روش بسیار سریعتر از تبدیل کردن فایل به PDF است و جلوی تغییرات عمدی یا تصادفی را میگیرد:
- روی فایل نهایی راستکلیک کنید؛
- وارد منوی File information (اطلاعات فایل) شوید؛
- گزینه Lock (قفل کردن) را انتخاب کنید.
تا زمانی که قفل فایل را باز نکنید، حتی خودتان هم نمیتوانید تغییری در آن ایجاد کنید.
بیشتر بخوانید
۶. تبدیل خودکار فایلهای آفیس به فرمت گوگل
اگر مدام فایلهای ورد یا اکسل از دیگران دریافت میکنید، باز کردن آنها در گوگل درایو ممکن است باعث بههمریختگی فونت و ظاهر فایل شود. برای حل این مشکل:
- به بخش Settings (تنظیمات) بروید؛
- در تب General به پایین اسکرول کنید، تا به بخش Uploads برسید؛
- تیک گزینه Convert uploads to Google Docs editor format را بزنید.
از این به بعد تمام فایلهای آفیس به فرمت سازگار با گوگل تبدیل میشوند و یکپارچگی اسناد حفظ میشود.
۷. ثبت نظر روی بخش خاصی از عکسها و فایلهای PDF
یکی از قابلیتهای بینظیر گوگل درایو این است که برای نظر دادن درباره یک طرح یا عکس، نیازی نیست آن را دانلود کنید و در نرمافزاری جداگانه، بخشهای نیازمند ادیت را علامت بزنید:
- روی عکس یا فایل PDF دوبار کلیک کنید تا در حالت پیشنمایش باز شود؛
- روی آیکون Comment (ثبت نظر) در بالای صفحه کلیک کنید؛
- بخشی از تصویر را که مد نظرتان است، با نشانگر موس انتخاب کنید و نظرتان را بنویسید.
طراح با باز کردن فایل دقیقاً متوجه میشود منظور شما کدام بخش از تصویر بوده است.
۸. جستوجوی پیشرفته برای پیدا کردن سریع فایلها
وقتی فضای گوگل درایو شلوغ میشود، پیدا کردن فایلی که نام آن را فراموش کردهاید شبیه پیدا کردن سوزن در انبار کاه است. اما با استفاده از «عملگرهای جستوجو» میتوانید به سرعت به هدف برسید:
- عبارت type:pdf فقط فایلهای پیدیاف را نشان میدهد. میتوانید به جای pdf از کلمات image (تصاویر) یا spreadsheet (اسپردشیتها) نیز استفاده کنید.
- عبارت owner: فایلهایی را نشان میدهد که کاربر مشخصی ایجاد کرده؛ برای مثال owner:ali@gmail.com
- عبارت before : فایلهایی را نشان میدهد که قبل از تاریخ مورد نظر شما ایجاد یا ویرایش شدهاند؛ مثلاً before:2023-01-01
- عبارت after: فایلهای ساخته شده بعد از این تاریخ را پیدا میکند.
حتی میتوانید این عبارتها را باهم ترکیب کنید تا روند جستوجو بسیار دقیقتر شود.
معرفی Nextcloud: جایگزین امن ابزارهای بهرهوری شخصی و سازمانی
۹. ایجاد میز کار اختصاصی برای پروژهها
گوگل درایو به صورت پیشفرض فایلها را بر اساس حروف الفبا یا تاریخ مرتب میکند. اما اگر در حال کار روی یک پروژه خاص هستید، نیاز دارید فایلهای مرتبط را یکجا دم دست داشته باشید، بدون اینکه جای آنها را در پوشههای اصلی تغییر دهید.
یک فایل جدید در «گوگل داکس» ایجاد کنید و نام آن را مثلاً «میز کار پروژه» بگذارید. سپس با تایپ کردن علامت @ و نوشتن نام فایلهای مورد نظرتان، میانبر مستقیم تمام اسناد مرتبط با آن پروژه را داخل این سند قرار دهید.
با این کار یک فهرست جامع از تمام نیازهای پروژهتان در یک صفحه خواهید داشت. همچنین با ستارهدار کردن (Add to Starred) فایلهای ضروری، همیشه از منوی سمت چپ به آنها دسترسی سریع پیدا میکنید.
۱۰. تبدیل موبایل به اسکنر جیبی
بسیاری از کاربران برای اسکن مدارک از اپلیکیشنهای متفرقه و رایگان استفاده میکنند. این اپلیکیشنها اغلب پر از تبلیغات هستند و از نظر حفظ حریم خصوصی نیز قابل اعتماد نیستند؛ چون مدارک حساس شما را پردازش میکنند.
اما برای اسکن مدارک به هیچ اپلیکیشن شخص ثالثی نیاز ندارید و گوگل درایو این کار را هم برایتان انجام میدهد:
- در اپلیکیشن درایو روی آیکون دوربین یا علامت (+) بزنید و Scan را انتخاب کنید؛
- از مدرک خود عکس بگیرید. گوگل به صورت خودکار حاشیههای اضافه را میبُرد، کیفیت متن را افزایش می دهد و سایهها را حذف میکند.
گوگل حتی متن داخل مدارک اسکن شده را هم میخواند و بعداً میتوانید با جستوجوی کلمات داخل عکس، آن را پیدا کنید.
در آخر
گوگل درایو برای این طراحی شده که زندگی دیجیتال ما را سادهتر کند، اما به شرطی که ابزارهای پنهان آن را بشناسیم. استفاده از همین چند ترفند ساده میتواند ساعتها در وقت شما صرفهجویی کند و از سردرگمی بین کوهی از فایلهای نامرتب جلوگیری کند.
شما ترفند دیگری در گوگل درایو میشناسید که جای آن در لیست خالی باشد؟ تجربهتان را در بخش نظرات نوشدارو بنویسید.
بیشتر بخوانید
