قابلیت مدیریت حساب غیرفعال یا Inactive Account Manager به شما اجازه میدهد از قبل مشخص کنید اگر برای مدتی از حساب گوگل خود استفاده نکردید، چه اتفاقی برای اطلاعاتتان بیفتد. این ابزار میتواند بعضی دادههای انتخابی را در اختیار افراد مورداعتماد قرار دهد، برای مخاطبان پیامی بفرستد یا در صورت انتخاب خودتان، حساب گوگل را حذف کند. بنابراین حذف خودکار بعد از چند ماه، تنظیم پیشفرض و اجتنابناپذیر همه حسابها نیست.
Inactive Account Manager چه کاری انجام میدهد؟
این قابلیت برای شرایطی طراحی شده است که صاحب حساب برای مدت طولانی دیگر از حسابش استفاده نمیکند؛ برای مثال بهدلیل بیماری، فوت یا کنارگذاشتن آن حساب.
در تنظیمات Inactive Account Manager میتوانید حداکثر ۱۰ نفر را بهعنوان مخاطب مورداعتماد معرفی کنید. برای هر فرد نیز میتوان تعیین کرد که به همه اطلاعات قابلاشتراک یا فقط بخشهای مشخصی مانند Gmail، Google Drive، Blogger یا YouTube دسترسی داشته باشد. برخی اطلاعات حساب قابلاشتراک نیستند.
گوگل کنترل کامل حساب یا رمز ورود شما را به این افراد تحویل نمیدهد. اگر اشتراک داده را فعال کرده باشید، مخاطب پس از غیرفعالشدن حساب، ایمیلی شامل فهرست دادههای انتخابی و لینک دانلود دریافت میکند. شماره تلفن مخاطب نیز برای احراز هویت او هنگام دریافت دادهها استفاده میشود.
گوگل چگونه غیرفعالبودن حساب را تشخیص میدهد؟
گوگل فقط بررسی نمیکند که آخرین بار چه زمانی صفحه Gmail را باز کردهاید. برای تشخیص فعالیت، نشانههای مختلفی مانند آخرین ورودها، فعالیتهای ثبتشده در My Activity، استفاده از برنامه Gmail و ارتباط دستگاه اندرویدی با حساب را در نظر میگیرد.
در سیاست عمومی حسابهای غیرفعال نیز کارهایی مانند خواندن یا ارسال ایمیل، استفاده از Google Drive، تماشای ویدئوی یوتیوب، اشتراکگذاری عکس، دانلود برنامه، جستوجوی گوگل و ورود به یک سرویس دیگر با گزینه Sign in with Google میتوانند فعالیت حساب محسوب شوند.
بنابراین صرف اینکه چند ماه مستقیماً وارد Gmail نشدهاید، الزاماً به این معنا نیست که گوگل حسابتان را غیرفعال تشخیص میدهد.
آیا گوگل بعد از سه ماه حساب را خودکار حذف میکند؟
خیر. Inactive Account Manager فقط زمانی حساب را پس از دوره انتخابشده حذف میکند که خودتان گزینه حذف حساب را در این برنامه فعال کرده باشید. گوگل در این ابزار اجازه میدهد دوره غیرفعالبودن را تا حداکثر ۱۸ ماه تعیین کنید و گزینه حذف کامل حساب نیز یکی از انتخابهای اختیاری است.
اگر در صفحه تنظیمات عدد سه ماه را میبینید، باید بررسی کنید چه دورهای انتخاب شده و آیا گزینه حذف حساب روشن است یا نه. گوگل اعلام نکرده است که همه حسابها بهصورت پیشفرض بعد از سه ماه حذف میشوند.
قبل از اجرای برنامه Inactive Account Manager نیز گوگل براساس اطلاعات تماس ثبتشده تلاش میکند صاحب حساب را مطلع کند. مخاطبان مورداعتماد فقط زمانی باخبر میشوند که حساب برای دوره تعیینشده غیرفعال تشخیص داده شود؛ هنگام افزودن آنها در تنظیمات، اعلانی دریافت نمیکنند.
سیاست دوساله گوگل چه تفاوتی با این قابلیت دارد؟
گوگل یک سیاست جداگانه برای حسابهای شخصی غیرفعال دارد. براساس این سیاست، اگر یک حساب شخصی گوگل دستکم دو سال در سرویسهای گوگل استفاده نشود، گوگل حق دارد حساب و اطلاعات آن را حذف کند. این سیاست برای حسابهای سازمانی، کاری و آموزشی که مدیر یک مجموعه ساخته است اعمال نمیشود.
پیش از حذف حساب براساس سیاست دوساله، گوگل اعلام کرده است که به خود حساب و ایمیل بازیابی آن چندین هشدار میفرستد. بعضی حسابها نیز بهدلیل خریدهای فعال، اشتراک جاری، موجودی کارت هدیه یا شرایط مشخص دیگر از این سیاست مستثنا هستند.
این سیاست دوساله با دورهای که خودتان در Inactive Account Manager تعیین میکنید یکی نیست. ممکن است برنامه شخصی شما بعد از چند ماه اجرا شود، اما این فقط نتیجه تنظیمی است که قبلاً خودتان ثبت کردهاید.
چگونه میراث دیجیتال حساب گوگل را تنظیم کنیم؟
وارد حساب موردنظر شوید و صفحه Inactive Account Manager را باز کنید. سپس این موارد را بررسی کنید:
- مدتزمانی که پس از آن حساب غیرفعال محسوب میشود
- شماره تلفن و ایمیل بازیابی خودتان
- افرادی که باید پس از غیرفعالشدن حساب مطلع شوند
- نوع اطلاعاتی که هر فرد اجازه دانلود آن را دارد
- پیام خودکاری که برای مخاطبان ارسال میشود
- روشن یا خاموشبودن گزینه حذف کامل حساب
میتوانید هر زمان مخاطبان، دادههای قابلاشتراک و سایر انتخابها را تغییر دهید یا کل برنامه را غیرفعال کنید.
برای اطلاعات مهم فقط به این قابلیت متکی نباشید. با Google Takeout از دادههای ضروری نسخه پشتیبان بگیرید، ایمیل و شماره بازیابی را بهروز نگه دارید و مطمئن شوید هر حساب کماستفاده را دستکم گاهی فعال میکنید. گوگل امکان دانلود و انتقال دادههای سرویسهایی مانند Gmail، Photos و YouTube را از طریق Takeout فراهم کرده است.
Inactive Account Manager یک تنظیم «مخفی برای پاککردن ناگهانی حساب» نیست؛ ابزاری برای تصمیمگیری از قبل درباره اطلاعات دیجیتال شماست. خطر اصلی زمانی ایجاد میشود که گزینههای آن را بدون توجه فعال کنید، اطلاعات بازیابی قدیمی باشند یا تصور کنید یک حساب رهاشده برای همیشه حفظ خواهد شد.
منابع
راهنمای رسمی Google Account درباره Inactive Account Manager، سیاست رسمی حسابهای غیرفعال گوگل و اطلاعیه رسمی گوگل درباره سیاست حذف حسابهای شخصی غیرفعال.